Este sistema ahorra a los directivos muchos desplazamientos innecesarios, reuniones poco productivas y abre la posibilidad de debatir y valorar decisiones trabajando en equipo. La creación de grupos de trabajo para mejorar procesos concretos es una de las iniciativas menos tecnológicas de la gestión de conocimiento, ya que requiere por encima de todo la participación de un experto y la aplicación de una metodología de trabajo.
Empresas y proyectos tan diversos como Cruz Roja, una asociación de empresas metalúrgicas, un postgrado de la UAB o la “Fiesta de la Música Europea 2004” han adoptado ya esta metodología de trabajo en grupo on line de la mano de BIS. El método puede aplicarse a cualquier proyecto pensado para ser trabajado en equipo y con fechas de inicio y finalización previstas (Proyectos internacionales, Seminarios de empresa, Gestión del Conocimiento, I+D, Benchmarking, Grupos de Calidad y Procesos, etc…).
Work Meeting On line, WMO, es un servicio «camaleón» que se adapta a grupos de lo más diverso. No precisa la instalación un software ni exige un aprendizaje a los usuarios. Un «facilitador» experto en trabajo en grupo se ocupa de preparar y asesorar grupos de profesionales implicados en un proyecto concreto. La comunicación se lleva a cabo mediante una sala virtual alojada en Internet y mediante teleconferencias. Los miembros del grupo pueden acceder a documentos, modificarlos, valorarlos y discutirlos on line. La verdad es que muchos directivos no usaban el correo electrónico antes de adoptar este método.
«Lo importante es que las personas que tienen algo interesante que decir, lo digan, para ganar en calidad, para innovar efectivamente», dice Víctor Cucurull, director del proyecto E-uterpe(Fiesta de la Música Europea 2004) «Esta es la ventaja del sistema».
Por descontado, también hay un ahorro en desplazamientos y en tiempo dedicado a reuniones. El servicio WMO lo da una persona, no una máquina, el Facilitador de grupo, que ayuda a cada participante a arrancar. El Facilitador asegura que las iniciativas se escuchan y se valoran, y que el grupo avanza hacia los objetivos previstos.
La ventaja de WMO es que no se trata de un invento tecnológico que pueda suponer una «camisa de fuerza» para el grupo de trabajo. Es el producto de años de experiencia en animación de grupos, que arranca en una empresa de recursos humanos con el profesor Roberto Carballo de la Universidad Complutense de Madrid. Hoy, esta experiencia está traducida a Internet: son los mismos grupos pero en entorno virtual. La traducción es obra de Barcelona Internet Strategies, empresa que muchos han conocido como gestora de Forvm.org, servicio de contacto de negocios de Internet e inversores, cuando las inversiones en Internet vivían tiempos mejores. En la actualidad, el servicio WMO es la actividad básica de Barcelona Internet Strategies (Barcelona), en alianza con Aldebarán Poniente (Madrid).