En las grandes empresas, donde el número de empleados es elevado, es necesario disponer de un control de accesos para evitar que haya personas no autorizadas en las instalaciones, garantizando la seguridad personal, a la vez que se gestiona el aforo permitido. El especialista en regalos de experiencias Smartbox ha mejorado su sistema de control de accesos en sus oficinas. Uno de los requisitos de la compañía era que este sistema estuviera automatizado, por lo que contaron con la tecnología de la empresa española Qvadis Innova.
Las oficinas de Smartbox cuentan con dos accesos y en ellas trabajan un total de 29 personas, de las cuales 25 empleados disponen de registro horario. Con estas características, Qvadis implementó su pantalla táctil multifunción Qvadis One, que proporciona a Smartbox el control de accesos, el registro de la jornada laboral, la gestión de recepción de paquetes, así como enviar notificaciones a los usuarios y una mayor seguridad de todos los trabajadores.
Registro de la jornada laboral seguro
Los 25 empleados de Smartbox que tienen que registrar su jornada laboral no necesitan llaves, ni tarjetas magnéticas, ni utilizar un teclado numérico. Para la empresa, esto se traduce en un ahorro de los costes, ya que no tienen que duplicar llaves ni tarjetas perdidas, al tiempo que se reducen las bajas por contagios en la oficina, e incluso, se puede tener un control de los registros de los empleados que teletrabajan.
La pantalla táctil Qvadis One está basada en la nube, lo que facilita la gestión del sistema desde cualquier lugar y momento. Con este dispositivo, Smartbox tiene la posibilidad de nombrar a varios administradores del sistema para que puedan solventar los problemas que surjan en el registro laboral.
Asimismo, los administradores pueden establecer a cada uno de los trabajadores un perfil de acceso en el Qvadis One, donde se especifica el horario que tiene cada persona o quiénes pueden acceder a la oficina. En caso de que se produzca una incidencia durante el proceso de fichaje del empleado, los administradores tienen a su disposición el registro de actividad para verificar qué trabajadores se encuentran en el interior de las oficinas.
En cuanto al proceso de fichaje de los empleados, Qvadis ha adaptado su dispositivo para que los usuarios no se vean obligados a tocar la pantalla táctil. El proceso de registro se lleva a cabo utilizando dos elementos: aplicación móvil Qvadis y Qvadis One. Cuando un usuario llega a la oficina, se acercan a la pantalla táctil y solicitan el clockin/clockout desde su propio móvil.
Cuando el dispositivo recibe la petición, Qvadis One hace una serie de comprobaciones y ofrece un código QR, el cual contiene la información sobre la identidad del empleado, el centro de trabajo y la hora y día del registro. Este código permanece visible en la pantalla durante un tiempo de 20 segundos y no se repite nunca el mismo código, aumentando la seguridad durante el proceso. El usuario tiene que capturar el código QR con su móvil y confirmar su identidad utilizando el sensor de huella dactilar del teléfono o realizando un reconocimiento facial en éste.
Si todos los datos coinciden, el sistema dará acceso y registrará la jornada laboral. Esta información queda registrada de forma segura y privada en la nube de Qvadis, y al final de cada semana, se generan automáticamente informes que los administradores o los recursos humanos (RR.HH) pueden descargarse, o bien, exportarlos a cualquier software de gestión de RR.HH o al sistema de gestión de edificios (BMS).
Notificaciones y red wifi para invitados
A parte del registro laboral de los trabajadores, Smartbox dispone de otras funcionalidades que facilitan la comunicación con sus empleados, como la aplicación QNotes, que ofrece la posibilidad de generar post-it digitales. La compañía utiliza esta función para proporcionar información sobre eventos o incidencias.
Cuando Smartbox tiene visitas, la empresa puede compartir con la mayor seguridad la red wifi, sin la necesidad de enseñar la contraseña. Esto es posible gracias a que Qvadis One es capaz de generar un código QR con todos los datos necesarios de la red wifi para que otros dispositivos ajenos a la empresa puedan acceder a ella. De esta forma, las contraseñas quedarán ocultas.
Aparte de estas funcionalidades, Qvadis One es también un telefonillo digital que permite gestionar todas las llamadas producidas en alguna de las dos puertas de la oficina. De esta forma, cuando un repartidor lleva un paquete, el responsable puede ver quién ha llamado, mantener una comunicación bidireccional con la otra persona, e incluso, abrirle la puerta de manera remota.
Desde junio de 2020, fecha en la que se instaló Qvadis One en la oficina de Smartbox, se han registrado 698 aperturas de puerta, 268 entradas a la puerta auxiliar, 164 llamadas al telefonillo de visitas y 153 atendidos desde el móvil.
Con estos datos, se demuestra que dispositivos como Qvadis One facilitan el día a día de los administradores y trabajadores, al automatizar procesos como el control de accesos y gestionar las llamadas a la puerta desde el puesto de trabajo, siempre primando la seguridad de los empleados de la compañía.