Comunicación presentada al III Congreso Edificios Inteligentes:
Autora
- Adela Cuadros, Facility Manager, Vodafone España
Resumen
La aplicación Smart Building de Vodafone es una solución al servicio de los empleados. A través de una sencilla APP, el usuario tiene la capacidad de pedir una plaza de Parking, reservar una sala, ver la ocupación del comedor en tiempo real, poner una incidencia e incluso cambiar su perfil. Hemos conseguido de una forma ágil y sencilla, la mejor relación del usuario con el edificio, así como la optimización de todos los recursos del mismo disponibles para los empleados. El resultado es una mayor satisfacción del usuario, optimización de costes y una información fundamental para la toma de decisiones de servicios y espacios. Esta aplicación actualmente se está utilizando en la Sede central de Vodafone España en Madrid.
Introducción
En la actualidad diseñamos espacios de trabajo cada vez más digitalizados. Diseñar nuestras oficinas para impulsar el cambio hacia el trabajo colaborativo, fuertemente apoyado en la tecnología, es una tarea obligada para lograr un ámbito más flexible y abierto.
Digitalización, movilidad, simplicidad y colaboración, son palabras que están en nuestro día a día en cualquier entorno laboral.
Los espacios flexibles, multidisciplinares, salas “agile”, así como islas de impresión, están implantados en nuestros edificios y en el ADN de los Departamentos de Property de casi todas las empresas.
A todo esto le sumamos la tecnología LED en iluminación, BMS que controlan la climatización, así como el apagado y encendido adaptativo de las luces, parece que vamos por el buen camino. ¿Pero realmente esto es así, optimizamos el 100% de los recursos de los edificios?,¿conocemos las necesidades y demandas de nuestros usuarios, teniendo en cuenta los cambios organizativos, flexibilidad de horarios, trabajar desde casa, etc.?
¿Podemos revisar nuestros servicios aprovechando la tecnología actual de nuestros edificios?
¿Podrían tener los usuarios una sola herramienta que les ayude con la interactuación del edificio y optimizar sus recursos?
¿Es posible que esta herramienta nos devuelva la demanda del usuario para tomar decisiones futuras?
Las herramientas digitales nos deben permitir poder dar la flexibilidad de decisión adecuada a nuestros usuarios que demandan las nuevas formas de trabajo, pero también la información necesaria para que los recursos de los edificios sean flexibles en este mundo cambiante y la empresa sepa anticiparse y decidir qué rumbo deben tomar sus decisiones.
Por otro lado, la digitalización debe ser un todo, tener 1000 aplicaciones en nuestro día a día, hace que al final el usuario se pierda en un barullo de información que por sí mismo se volverá inútil. La unificación de la información y la sencillez de manejo de la misma es fundamental para el éxito de la Digitalización en los procesos de las empresas.
Soluciones «ingeniería de servicios»
En Vodafone pensamos que sí es posible mejorar el servicio que podemos prestar a nuestros empleados y por ello hemos desarrollado una herramienta en entorno App y Web con gran aceptación por parte de los usuarios. Se denomina Vodafone Smart Building.
- Parking: Recuperación de plazas que antes quedaban libres y por tanto disponibles. Optimización del Parking al 100% con todas las plazas ocupadas, mayor uso de los usuarios de este espacio.
- Comedor: Posibilidad de consultar menús, alérgenos, consejos de nutrición, Take awake, así como la posibilidad de ver ocupación de mesas en tiempo real para poder decidir a qué hora comer.
- Salas de Reuniones: Las salas de reuniones se autogestionan si no están ocupadas aun cuando estén reservadas. Se consigue máxima optimización de las salas de reuniones, así como posibilidad de reservas exprés y lista de espera para reuniones más específicas.
- Incidencias: Posibilidad de una forma muy cómoda comunicar incidencias por parte del usuario, localizando su situación y adjuntando una foto.
- Perfil: Posibilidad de autogestión por parte del propio usuario.
Con ella, además de la movilidad que permite el entorno App, hemos conseguido mucho más en cada uno de los módulos de servicios, mejorando en algunos casos las expectativas.
El proyecto crea un punto de encuentro virtual de usuarios, que se relacionan con el edificio, “tu edificio en el bolsillo”. Así, el usuario puede obtener de forma rápida y sencilla información sobre las diferentes utilidades de su oficina que se necesitan en el día a día.
Experiencia Smart Building en el edificio Sede Central de Vodafone en Madrid
Vodafone Plaza lo forman:
- 55.000 m2
- 3.000 Usuarios
- 1.470 Plazas de Parking
- 170 Salas de Reuniones
- 3 Zonas de Restauración
- 1200 Menús diarios
La herramienta ya está instalada y funcionando en Vodafone Plaza con gran éxito. Más allá de la sensación del usuario, la cual es muy positiva por accesibilidad, sencillez y rapidez, y de los logros reflejados en puntos anteriores, hemos conseguido optimizar nuestros costes de alquiler al no tener espacios vacíos o sin uso.
Los desarrollos se han basado principalmente en:
- Parking: Relación de plaza asignada por sorteo y teniendo en cuenta quien aparco el día anterior, así como sistema de relación con otros elementos como el control de entrada barrera.
- Comedor: Vodafone ya tiene desarrolladas para sus clientes soluciones de cuantas personas, las cuales además se relacionan con el ticket de caja esto nos permite saber la ocupación en tiempo real, así como en qué lugar de tiempo está esta ocupación.
- Salas de Reuniones: Diferentes elementos presenciales que ya estaban instalados en las salas y la comunicación con ellos han permitido la Autogestión de salas según ocupación.
- Incidencias: La relación con nuestro GMAO, nos permite la apertura y cierre de incidencias, la tecnología NFC, nos ayuda que sea muy sencilla la localización con el móvil.
Toda la aplicación está pensada y desarrollada para ser incorporada en cualquier empresa con las diferentes soluciones de cada una de ellas, es decir en Vodafone hemos diseñado una aplicación absolutamente polivalente que permite la instalación y puesta en marcha en cualquier cliente sin que este tenga que cambiar sus herramientas actuales. (GMAO, Detección de presencia, barrera o acceso al parking, etc.).
Pero uno de los puntos más importantes para la toma de decisiones futuras y la adecuación de las soluciones tomadas en Property, según el comportamiento de sus usuarios, es la gran cantidad de información que nos reporta esta herramienta, es una Big data, realmente importante para el dimensionamiento de los edificios y servicios de los mismos.
- Número de usuarios que realmente necesitan plaza de parking, horarios, situación, fechas. Esta información también nos ayuda a tomar decisiones sobre el uso de lanzaderas, cuándo y por qué.
- Comportamiento de usuarios y necesidades de comer, tipo de comida demandada, horarios, ocupación, hábitos alimenticios, etc.
- La necesidad de salas reales, no solo por la ocupación si no porque la lista de espera nos proporciona una información de la verdadera necesidad de salas y de qué tipo o con qué medios audiovisuales.
- Incidencias, tiempos de resolución y sobre la repetición de las mismas para su solución definitiva y tipo de análisis.
Conclusiones
En Vodafone hemos conseguido diseñar, desarrollar e implantar una solución digital, adaptada a las formas de comunicación de las personas de hoy en día, mediante una app que permite un uso de los recursos compartidos del edificio optimizado para sus usuarios, que son los empleados de Vodafone, quienes demandan facilidad, rapidez y transparencia de gestión y ocupación de los mismos, generando mayor satisfacción. Además, la solución aporta información Big Data de gran utilidad para los departamentos de Property, que son los responsables de gestionar de la mejor forma posible los recursos disponibles para todos.
Esta aplicación ya está disponible para otras empresas, tiene una instalación y puesta en marcha muy sencilla, forma parte de los productos y servicios que ofrece Vodafone.