Autores
- Javier Ballesteros Máinez, Jefe de Oficina Técnica y Proyectos I+D, BTV
- Saray Alcón Tena, Responsable de Marketing y Comunicación, BTV
Resumen
El sistema iNET consiste en la instalación de una red de comunicación inalámbrica entre un software de control y las cajas fuertes de las habitaciones del hotel, que quedan interconectados a través de medios seguros. Gracias a este sistema dirigido a «edificios inteligentes», la dirección del hotel dispone de un sistema de gestión completo de los valores que los huéspedes guardan en las cajas fuertes de su habitación y de un sistema de alarmas inmediatas ante eventos críticos. Especialmente en hoteles grandes esta gestión a menudo supone un coste muy elevado de personal y debe cubrir unos elevados estándares de seguridad. Con iNET se reducen los costes drásticamente, ya que no hay necesidad de desplazar personal a cada una de las habitaciones: el hotel ofrece asistencia y gestión en remoto y de manera instantánea para todo el parque de cajas fuertes.
Introducción y antecedentes del proyecto
La gestión de las cajas fuertes donde los huéspedes alojan dinero en efectivo, tarjetas de crédito, joyas, ordenadores portátiles o pasaportes presenta diversos desafíos, principalmente en hoteles con gran cantidad de habitaciones y elevada rotación de sus huéspedes. Especialmente útil es en hoteles tipo “Resort” con habitaciones ubicadas a gran distancia entre ellas así como de la Recepción o bien otras áreas comunes, lo que implica un constante ir y venir de personal del hotel para dar un correcto servicio a los huéspedes.
Disponer de un amplio parque de cajas fuertes instaladas en las habitaciones de un hotel implica una serie de acciones a realizar por parte del personal para asegurar la correcta utilización y funcionamiento de las mismas, identificadas como problemas a resolver.
La llegada de grupos de huéspedes al mismo tiempo a realizar el check-in, implica la necesidad simultánea en muchos casos de enviar personal a las habitaciones para explicar el funcionamiento de las cajas fuertes, o bien resetear códigos o abrir cajas fuertes cerradas del huésped anterior.
Más problemática es aún la situación de la salida o check-out de los grupos masivos de turistas. En esos casos, a menudo varios han olvidado su código de acceso a la caja fuerte, y requieren de la asistencia inmediata de personal del hotel que les facilite el acceso a sus pasaportes y otros valores. La asistencia debe ser muy rápida, ya que los huéspedes con frecuencia deben partir hacia un aeropuerto o tienen autobuses esperándoles.
La gestión de los códigos de seguridad de las cajas implica que determinadas personas de seguridad o mantenimiento del hotel tienen conocimiento de los mismos.
En caso de robos, es fundamental para el hotel poder eximirse (o no) de la responsabilidad de dicho robo, y en todo caso disponer de registros de actividad de las cajas fuertes.
En caso de que un empleado utilice un código de seguridad o bien una llave de emergencia para acceder a una de las cajas fuertes de las habitaciones del hotel, debería existir un registro, para que la persona encargada determine si se trata de un acceso autorizado.
La instalación del sistema iNET permite dar solución a estos problemas de manera remota y controlada, permitiendo la gestión y control del parque de cajas fuertes a través de una instalación de red inalámbrica y su correspondiente software, parametrizando las acciones de manera centralizada.
El sistema iNET nace de la necesidad de mejorar la gestión de las cajas fuertes en complejos hoteleros con gran número de habitaciones, mejorando la administración del parque de cajas fuertes, prestando un servicio integral de gestión y control.
Se definen una serie de funciones generales y aspectos relevantes del diseño como punto de partida del desarrollo del sistema:
Su funcionalidad principal debe residir en la mejora de los diferentes aspectos de gestión de la seguridad en cajas fuertes en hoteles, permitiendo administrar a distancia varias cajas fuertes simultáneamente y dejarlas preparadas para la recepción de nuevos huéspedes.
El hotel debe contar con la opción de facilitar el acceso a la caja del huésped que solicita la asistencia, siempre tras un protocolo de identificación del mismo, para ello se instauran los objetivos de fiabilidad establecidos a través del sistema de software desarrollado.
En caso de que un empleado con estos conocimientos deje de estar en plantilla, se pueden reprogramar de forma instantánea todos los grupos de cajas fuertes a las que ese empleado tenía acceso.
Se posibilita la opción de acceder a este registro desde un ordenador en remoto, en el mismo momento en que el huésped denuncia el robo.
Debe permitir la programación de un aviso inmediato a un correo electrónico o bien a un teléfono móvil en caso de uso de la llave de emergencia, para que la persona encargada determine si se trata de un acceso autorizado.
El proyecto
El proyecto se desarrolla en base a un análisis funcional de las necesidades de los hoteles teniendo en cuenta como bases fundamentales del desarrollo la seguridad y la discreción. El desarrollo incluye un componente electrónico, de firmware, y protocolos de comunicaciones que permiten contextualizar un sistema de gestión y administración que se dan en una caja fuerte de alquiler en un complejo hotelero.
Objetivo general:
Desarrollar un sistema de gestión de acceso remoto e integrado con las diferentes cajas fuertes instaladas en un hotel.
Objetivos concretos:
- Diseñar un sistema de alta fiabilidad con garantía de seguridad tanto ante ataques físicos como informáticos.
- Generar un sistema integrado compatible con las instalaciones de un hotel, sin necesidad de realizar cambios estructurales y con una integración estética completa.
- Obtener un sistema electrónico con una velocidad de respuesta que permita un rendimiento óptimo.
- Desarrollar una red de comunicación optimizada entre emisor y receptor.
- Sistema de instalación fácil y no intrusivo.
Desarrollo del proyecto:
Para resolver los objetivos planteados se tienen tres actores principales integrantes del proyecto, encargados del desarrollo de cada una de las partes del sistema:
- Departamento de I+D de BTV: En el departamento de investigación y desarrollo se trabaja en el aspecto físico y electrónico de las cajas fuertes (Figura 1), que colocadas en cada una de las habitaciones del hotel en particular, constan de un sistema electrónico que permite a través de una antena de comunicaciones integrada la conexión en red.
Durante el proceso de investigación se definen por completo tanto el aspecto formal como funcional de las cajas fuertes, destacando la parte electrónica, adaptada para la recepción de datos mediante un sistema de comunicaciones.
Para el desarrollo de la caja fuerte se parte de una caja fuerte de hotel a la que se le realizan los siguientes cambios:
- Incorporación de un módulo de comunicación.
- Incorporación de un visor numérico.
- Incorporación de un pequeño microcontrolador, gestor de las funciones de red.
- Adaptación de la electrónica para la estabilización del circuito.
- Incorporación de nuevo motor eléctrico por electroimán.
- Por otro lado, se realiza desde BTV con ayuda de un proveedor externo el desarrollo del software de alto nivel (Figura 2) que permitirá la gestión del parque de cajas. Este software específico y personalizado para el control de eventos de las cajas fuertes queda instalado en un servidor central de administración.
También se instala en cada uno de los dispositivos desde los que se vaya a gestionar la actividad de las cajas, pudiendo administrar en cada caso la funcionalidad del mismo.
Para hacer posible la comunicación entre cajas fuertes y software, se instala una red de antenas de comunicaciones (Figura 3), que completan el sistema de intercambio de datos.
3. Se cuenta por último con un tercer proveedor de servicios que se encargará de la instalación y la postventa a nivel internacional, además de la formación del hotel para el uso continuado del sistema.
Se define así la red de comunicación inalámbrica entre el software de control y las cajas fuertes (Figura 4), consiguiendo los objetivos de control, gestión y administración del parque de cajas fuertes de forma remota.
Esta red inalámbrica no interfiere en el sistema de comunicaciones del hotel ya que es autónoma, además de invisible (no hay elementos físicos a la vista en las cajas de seguridad, ni en las zonas comunes).
Metodología del proyecto
El desarrollo del proyecto se realiza siguiendo una metodología tradicional de desarrollo de nuevos proyectos, desde la necesidad planteada por el cliente como punto inicial, la investigación comienza con el análisis e investigación para el desarrollo de un sistema para gestionar y administrar de forma remota las cajas fuertes instaladas en sus hoteles, sin necesidad de realizar grandes cambios en la infraestructura física de los mismos.
Con este punto de partida se analizan las diferentes posibilidades, se realizan pruebas piloto, tanto en laboratorio como implantando el sistema en un hotel durante varios meses, pudiendo corregir errores, incremento de funcionalidades iniciales y concluyendo con la implantación de un sistema íntegro que permita resolver el problema planteado.
Resultados
El resultado de la investigación para dar respuesta a las necesidades de gestión y administración de un parque de cajas fuertes se resume en las tres partes fundamentales que forman el sistema inalámbrico:
En primer lugar la electrónica de las cajas fuertes consta de un circuito adaptado con una antena receptora, que posibilita la comunicación remota.
Por otro lado, repartidas de forma uniforme alrededor del área del resort se instalan las antenas receptoras, totalmente ocultas.
Además existe un servidor donde se instala el software de alto nivel conectado a la red. A través del cual, desde cualquiera de los equipos conectados a esta red inalámbrica se podrá acceder, posibilitando la utilización de las diversas funciones que ofrece el sistema, como la visualización de estados de las cajas fuertes, la administración de claves, realización de auditorías remotas, gestión de alquiler o gestión instantánea del mantenimiento de las cajas fuertes, entre otras. El software también gestiona la alarma inmediata al responsable designado, ante cualquier evento crítico (como el intento de apertura no autorizado de una caja fuerte).
Se dan opciones de gestión y administración que únicamente se podrán controlar desde el servidor, siendo éste el punto principal de administración del sistema, pudiendo crear diferentes roles de actuación en función de las necesidades.
De tal forma queda conformado el sistema iNET, que permite controlar de manera instantánea las cajas fuertes desde cualquier ordenador o tablet/móvil, sin necesidad de desplazar personal a cada una de las habitaciones.
Conclusiones
Con iNET se consigue un control inmediato y remoto de cajas fuertes, suponiendo por un lado una reducción de coste para el gestor, así como un mayor control del estado de las cajas fuertes, aportando una mayor seguridad a sus usuarios finales, en este caso los clientes de los hoteles que dispongan del sistema. Suponiendo una mejora en el servicio en todos los niveles.
A través de un sencillo sistema de comunicación inalámbrica se consigue establecer un sistema de alta seguridad, compatible con las instalaciones de los hoteles y de fácil implantación.